Merak voldoet aan onze noden om perfect in orde te zijn met onze accreditaties
15-03-2018 - in Merak
Sinds 2016 maakt het West-Vlaamse ziekenhuis AZ Sint-Rembert Torhout gebruik van de archiefdiensten van Merak. Dankzij de verhuis van het passieve archief van het ziekenhuis naar de Merak-vestiging in Schelle, won AZ Sint-Rembert zo’n 185 m² aan ruimte. Die vrijgekomen ruimte wordt nu gebruikt voor consultaties en endoscopieonderzoek. Het ziekenhuis is meer dan tevreden dat het opteerde voor een externe partner.
Met 211 bedden, zeshonderd medewerkers en zeventig artsen is het AZ Sint-Rembert een regionaal ziekenhuis waar de mensen uit regio Houtland terecht kunnen voor alle specialisaties.
Ziekenhuizen zijn verplicht om patiëntendossiers tot dertig jaar na overlijden te bewaren.
Al die dossiers namen dus ontzettend veel plaats in.
Jurgen Blauwet, diensthoofd medische registratie en archiefbeheer: Ook de financiële kost van dat archiefbeheer werd steeds groter.
Niet alleen door de uitbreiding van het aantal vierkante meters, maar ook door het bijkomende materiaal dat we daarvoor nodig hadden, zoals rekken.
Net op het juiste moment
Net op dat moment stelde Merak zijn diensten voor aan het ziekenhuis. Ze kwamen net op het juiste moment, zegt Jurgen Blauwet. Hun voorstel voldeed perfect aan onze noden: we hebben de volledige controle over het archief en hebben er ook een perfect zicht op. Het is goed beveiligd, volledig vertrouwelijk en goed beschermd tegen bijvoorbeeld brand, diefstal en luchtvochtigheid. Dat zijn voor ons belangrijke voorwaarden om in orde te zijn met onze accreditaties.
Vlotte verhuis
Het verhuizen van het passief archief van het ziekenhuis naar de Merak-vestiging in Schelle verliep ook heel vlot. Jurgen Blauwet: De volledige integratie begon in december 2016 en in drie weken tijd was de volledige verhuis afgerond. Daarbij maakte het ziekenhuis gebruik van de assistentiedienst van Merak, wij moesten zelf dus niets doen. De medewerkers van Merak verhuisden alles, ik hoefde alleen maar te zeggen waar alles precies stond. Daarna ben ik in Schelle gaan kijken waar alles opgeslagen werd.
Dossiers binnen 24 uur opgevraagd
Het gebeurt af en toe dat we enkele dossiers moeten opvragen. Merak garandeerde ons dat het maximaal 24 uur duurt voor een dossier weer in het ziekenhuis is, en die belofte maakt Merak meer dan waar. Voor ons is het ontzettend belangrijk dat ons archief op elk moment beschikbaar is. Via het centrale e-mailadres geeft Merak ons die vlotte service. De dag zelf krijg ik een antwoord en de dag erna is het dossier opnieuw in onze handen.
Upgrade naar Merak Inventory Online (MIO)
We zijn heel tevreden over de service bij Merak. Daarom schakelen we binnenkort over naar Merak Inventory Online, de online beheerapplicatie van Merak. Dat maakt het voor ons nog makkelijker om ons archief te beheren. Na de verwerking van onze dossiers kregen we van Merak een Excel-bestand met daarin alle gegevens. Maar dankzij Merak Inventory Online wordt het voor ons nog makkelijker om ons archief te doorzoeken. Na de upgrade beschikken we ook over meer mogelijkheden om elementen toe te voegen.
Hulp nodig bij uw aanvraag?
Bereikbaar ma-vr 08u30 tot 17u00
