Post. Het lijkt iets eenvoudigs, maar dat is het niet.
Elke brief moet zorgvuldig behandeld worden en dat kost tijd, werk en administratie.
Merak Mailroom helpt u om uw inkomende post te structureren en te digitaliseren zodat elke brief bij de juiste persoon of dienst terechtkomt.
En dat allemaal voor het einde van de dag.
Op maat van uw behoeften
Het postverwerkingsproces van Merak Mailroom verloopt steeds in functie van uw specifieke noden en wensen. Onze experts bekijken samen met u waar we op moeten letten.
Hoe herkennen we brieven voor bepaalde medewerkers of diensten? Op welke manier moeten we de gedigitaliseerde documenten aan die personen bezorgen? Zijn er brieven die wij niet mogen openmaken? En ga zo maar door.
We denken altijd met u mee om een zo efficiënt mogelijke werkwijze te bekomen en eventuele pijnpunten te verbeteren.
Ontvangst van de post
Ook de ontvangst van uw inkomende post wordt georganiseerd in samenspraak met u. We kunnen de post bij u komen ophalen of Bpost brengt hem meteen naar Merak. We sorteren uw documenten meteen al een eerste keer volgens de afspraken die we met u maakten.
Sortering
Na het openen van de enveloppen, wordt de briefwisseling gedigitaliseerd. We kunnen scannen in kleur, zwart-wit en met of zonder tekstherkenning.
We geven de digitale brieven de gewenste documentnaam en wijzen ze toe aan de juiste persoon of afdeling.
Verdeling
Zodra alles gedigitaliseerd en gecontroleerd is, bezorgen we u de ingescande brieven. Afhankelijk van uw wensen zetten we de bestanden op uw FTP-server, versturen we ze via e-mail of voegen we ze toe via de digitale archieftool Merak Archive Online als u daar gebruik van wil maken. Ontdek meer over Merak Archive Online. Achteraf ontvangt u van alle verwerkte post ook een rapport.
Nabehandeling
Wat er daarna gebeurt met de papieren post, beslist u zelf. We bieden een all-in service. Als u de orginele brieven nog fysiek wilt bewaren, kunnen we ze voor u archiveren.
Wil u meer lezen over ons archiefbeheer? Klik dan hier!
Indien de papieren brieven vernietigd mogen worden kunnen wij dat voor u doen. Documentvernietiging is een dienstverlening die we bij Merak immers ook aanbieden.
ISO-gecertificeerd
Merak is een gecertificeerde partner. Wij hebben certificaten voor informatiebeheer (ISO 27001), kwaliteit (ISO 9001) en meer. U kan er zeker van zijn dat Merak een betrouwbare en ervaren partner is.
Wilt u alles weten over onze certificaten en compliancy? Neem dan hier een kijkje.
Uw post is snel digitaal beschikbaar
U wordt volledig ontzorgd
U bespaart op personeelskosten
Ideaal voor thuiswerk
U bespaart gegarandeerd tijd en geld.
Een organisatie ontvangt dagelijks heel wat post.
Facturen, contracten, aangetekende brieven, medische dossiers, verzekeringsdocumenten… Brieven openmaken, sorteren, verzenden aan de juiste personen... Het is dan ook een tijdrovende klus.
Om u en uw personeel hierbij te ontzorgen, is het uitbesteden van uw postverwerking een slimme zet.
Uw medewerkers kunnen zich zo weer volledig focussen op hun kerntaken en bovendien komt de post veel sneller bij de juiste persoon terecht.
Voor thuiswerkers en een papierloos kantoor
Doordat we uw post digitaal aan de juiste mensen bezorgen, krijgen ook telewerkers hun correspondentie zonder enige vertraging.
Dat dit een efficiëntere manier van werken is, spreekt voor zich.
Maar ook de papierberg op uw kantoor zal drastisch slinken.
We kunnen de originele brieven aan u bezorgen, maar we kunnen ze ook bewaren in onze archiefruimtes of vernietigen als u dat wenst.
Om duurzaam te werk te gaan, worden de papiersnippers bij ons 100% gerecycleerd.
Bij Merak krijgt u de meest kwalitatieve dienstverlening voor de verwerking van uw post.
Uw post is in professionele handen
Enkel professionals komen in de buurt van uw post. Onze leidinggevende experts worden specifiek opgeleid om uw Mailroom te beheren en ook onze andere collega’s worden voortdurend bijgeschoold.
Gegarandeerde informatieveiligheid
In de Merak Mailroom zijn uw waardevolle documenten en vertrouwelijke informatie 100% veilig. Wij zijn een gecertificeerde partner (ISO 27001 voor informatiebeheer). Uw documenten worden altijd verwerkt door onze professionals in onze eigen kantoren in België.
Wij vervoeren uw documenten zelf
Onze eigen, beveiligde koerierdienst levert uw documenten af waar en wanneer u dat wilt. De koeriers zijn 24/7 beschikbaar zodat zelfs in de hoogste nood uw documenten tijdig op de juiste plaats zijn.
Gegarandeerde continuïteit
Merak heeft een Business Continuity and Disaster Recovery (BCDR) Plan dat ervoor zorgt dat u altijd kunt rekenen op de continuïteit van onze dienstverlening. Op die manier wordt uw post steeds tijdig bezorgd.
Peter Eeckelaert 22/05/2024
5/5
Merak hebben ons vakkundig geholpen met het inscannen van onze plannen waarmee we nergens anders terecht konden. Ongelooflijk dat ze niet automatisch antwoorden 'Ik scan dat!' als je hen vraagt of ze het kunnen... Bedankt voor alle hulp.
Brigitta Casaert 28/06/2021
5/5
Jeanette Mulder 5/01/2022
5/5
Snelle en vriendelijke service
Laetitia Druez 6/05/2018
5/5
Super concept met transport inbegrepen. In enkele klikken is alles geregeld. Topper!
