Partena professional: ondernemen met ondernemers, en met Merak
15-03-2018 - in Merak
Al tachtig jaar helpt Partena Professional zo’n 65.000 bedrijven en 170.000 zelfstandigen met hun personeelsbeleid en ondernemerschap.
Het bedrijf werd opgericht na de fusie van de sociale groepen Assubel en De Familie met HDP.
Het opzet is om nationaal een netwerk te runnen van meer dan dertig vestigingen.
De transitie gebeurde vijf jaar geleden en er was een partner nodig om het archiefsysteem te moderniseren.
Vóór de fusie in 2012 had elk bedrijf zijn eigen opslagruimte in Jette en Erembodegem.
Elk met eigen specifieke classificaties en referentienormen.
Aan het einde van het huurcontract van de opslagruimte in Jette moest er naar andere oplossingen gezocht worden.
Jean-Michel Daneau, Procurement & Facilities Director bij Partena Professional: Elke interne archiveringsdienst werkte op zijn manier, waardoor we sterk afhankelijk waren van hun kennis.
Dat leverde soms problemen op wanneer bepaalde mensen niet aanwezig waren.
Ook moesten we werken met bestanden met identieke nummers, wat het risico op fouten verhoogde.
Van toegewijde service in-house tot complete uitbesteding
We hadden de archieven van Partena kunnen centraliseren in een gemeenschappelijke opslagruimte, maar daar waren te veel beperkingen aan verbonden.
We hebben meerdere sites bezocht, maar zowel op het vlak van kosten als ruimte voldeden deze niet aan onze verwachtingen.
Voor onze noden waren ze ofwel te groot ofwel te hoog.
We kozen er daarom voor om de uitbesteding van onze archieven aan Merak over te laten.
Zij bleken voor ons de beste partner op de markt te zijn, vertelt Jean-Michel Daneau.
Partena Professional zag vooral een pluspunt in de totaalaanpak van Merak.
Het indexeren en classificeren van archieven is een vak apart, gaat Daneau verder.
Dankzij de professionals van Merak verminderden we zowel stockeer- als personeelskosten.
We konden ook de veiligheid verhogen: zowel voor de toegankelijkheid en vertrouwelijkheid van de dossiers, als voor hun bewaring en bescherming tegen brand- en waterschade.
Jean-Michel Daneau bevestigt het succes van de verhuis van Jette naar een opslagruimte van Merak.
Het Merak-team nam het project van ons over, van A tot Z.
En dat op een heel vlotte manier.
Deze verhuizing verliep zonder dat er ook maar één bestand verloren geraakte.
En er zijn nochtans tientallen ritten met archief en duizenden dossiers aan te pas gekomen.
Een hechte samenwerking om te voldoen aan diverse regelgevingen
België heeft tal van controle-instanties: RSZ voor het sociaal secretariaat, FAMIFED voor kinderbijslag, RSVZ voor de sociale verzekering van zelfstandigen…
Elke instantie vereist verschillende opslagtermijnen en dus ook een belangrijk beheer.
Met Merak is het perfect mogelijk om een automatische vernietigingsdatum voor dossiers in te stellen, bijvoorbeeld voor archieven die niet levenslang bewaard moeten worden.
Door die automatische vernietiging winnen we plaats en is er minder manueel werk.
En dus ook minder kosten.
Diezelfde instanties vragen ook regelmatig bewijsstukken van klantgegevens.
Dit proces verloopt vandaag veel vlotter.
Met het beheersysteem voor fysieke archieven kunnen we elke week, of zelfs vaker, dossiers terugroepen en ze naar ons hoofdkantoor of de verschillende agentschappen sturen.
Het laatste grote voordeel is dat het beheersysteem toegang geeft per autorisatieniveau.
Dat garandeert niet alleen een vertrouwelijke behandeling en de veiligheid van elk dossier, maar ook de naleving van de GDPR-wet.
Na de verhuis van het magazijn in Jette is nu het magazijn in Erembodegem aan de beurt.
Eind dit jaar zal dat klaar zijn, waardoor de 1.500 medewerkers van Partena Professional in België nog efficiënter zullen kunnen werken.
Hulp nodig bij uw aanvraag?
Bereikbaar ma-vr 08u30 tot 17u00
