Fiducre gère les dossiers plus vite et plus efficacement grâce au département de numérisation de Merak
24-05-2018 - in Merak
L’agence de recouvrement Fiducre, qui fait partie d’ING, bénéficie des services de numérisation de Merak depuis mars 2012.
Ses gestionnaires de dossiers sont notamment responsables du recouvrement de créances telles que les crédits hypothécaires et les prêts à la consommation.
Il y a environ six ans, l’entreprise a décidé de remplacer une grande partie de ses archives physiques par des archives numériques.
Un choix que Stefan Biesemans, Manager Operational Support chez Fiducre, ne regrette pas un seul instant.
« Chaque nouveau document que nous recevons depuis lors est numérisé par Merak dans les 48 heures et intégré à notre application de gestion », explique M. Biesemans.
« Ce service nous offre de nombreux avantages.
Les gestionnaires ont ainsi accès au dossier complet d’un simple clic de souris.
C’est extrêmement efficace, car ils ne doivent plus aller chercher le bon dossier dans les archives et le reclasser ensuite.
Nous pouvons aussi aider immédiatement nos clients s’ils ont besoin d’un document spécifique : la version numérique arrive aussitôt dans leur boîte aux lettres électronique.
Grâce à Merak, notre service est donc encore meilleur. »
Vers des archives 100 % numériques
Comme Fiducre travaille avec des informations sensibles, la société de recouvrement était à la recherche d’un partenaire de confiance qui puisse lui garantir qualité, précision, rapidité et sécurité.
« Pour nous, il est important que chaque document reçu soit scanné dans les 48 heures, sans perte de qualité. Et aussi qu’un document numérisé soit classé directement dans le bon dossier. »
Chaque jour, Merak vient chercher environ 500 documents chez Fiducre, allant de dossiers de crédit à des listes d’envois recommandés.
Tout est numérisé, mais certains documents sont également archivés.
M. Biesemans ajoute : « Les contrats originaux doivent être physiquement conservés, car nous devons pouvoir les présenter dans le cadre de procès, par exemple. »
Fiducre fait également appel à Merak à cet effet.
« Nous savons que les documents sont conservés dans les meilleures conditions dans le centre de stockage de Merak, qui satisfait à toutes les normes ISO strictes en matière de sécurité. »
Fiducre veut que tous ses dossiers soient entièrement numérisés d’ici 2019.
« Nous avions encore un vieux système de classement avec des documents d’avant 2012.
Nous avons résorbé ce retard avec Merak afin de pouvoir travailler aussi numériquement que possible », déclare M. Biesemans.
Attitude proactive
Merak est plus qu’un simple fournisseur pour Fiducre.
Tous les trois mois, les deux entreprises se réunissent pour discuter des affaires en cours.
M. Biesemans explique : « J’apprécie vraiment le fait que Merak réfléchisse avec nous.
Au fil des ans, nous avons noué une véritable relation de confiance, et lorsqu’ils voient une opportunité d’améliorer la gestion de nos archives, nous examinons directement les possibilités ensemble. »
Sous l’impulsion des Account Managers de Merak, les documents sont désormais automatiquement liés au bon dossier, sans intervention humaine.
« Grâce à un simple ajout que Merak nous a proposé, le risque d’erreurs est considérablement réduit », conclut M. Biesemans.
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